| z.one concept S.r.l. | LIBERATORIA ED INFORMATIVA PRIVACY PER EVENTO PUBBLICO | MIOP P2-7.1 |
INFORMATIVA PRIVACY LIBERATORIA EVENTO PUBBLICO
In occasione di eventi pubblici organizzati e/o sponsorizzati e/o in cui può essere coinvolto z.one concept srl è possibile che siano raccolte immagini dei partecipanti e che le immagini possano essere eventualmente diffuse attraverso i siti internet di z.one concept srl e/o i canali social gestiti da z.one concept srl e/o dai suoi Partner (elenco disponibile su richiesta) e/o da altri Titolari (Facebook, YouTube, LinkedIn, Instagram, Twitter ecc, alle cui politiche si rimanda) e/o la stampa e altri media. Tale raccolta di immagini verrà fatta nel rispetto della salvaguardia della dignità delle persone presenti e verrà evitata la raccolta e successiva diffusione di immagini di minori per quanto nella possibilità di z.one concept srl.
Quando il numero di persone presenti all’evento risulta molto elevato, ciò rende impossibile, per z.one concept srl raccogliere la singola a liberatoria e autorizzazione alla diffusione delle immagini. Pertanto z.one concept srl ha predisposto la presente informativa. Qualora possibile, e compatibilmente con l’organizzazione dell’evento, lo stesso sarà organizzato prevedendo e comunicando anticipatamente aree e/o orari in cui non sia prevista la raccolta di immagini. In questo modo si vuole salvaguardare chi, pur desiderando partecipare all’evento non desidera che la sua immagine venga raccolta e che sia eventualmente e successivamente oggetto di diffusione.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO: z.one concept srl Sede legale: Via Brodolini 30, Malnate tel. 0332 425747, e-mail [email protected] Finalità della liberatori: raccolta materiale fotografico, video riprese e/o immagini, suoni per attività promozionale nel corso degli eventi pubblici organizzati e/o sponsorizzati e/o in cui può essere coinvolto z.one concept srl.
Il partecipante o il genitore che ne ha la patria podestà, autorizza z.one concept srl e i suoi collaboratori ad effettuare ed utilizzare, a titolo gratuito foto e registrazioni audio e/o video ritraenti il partecipante, cedendo agli stessi tutti i diritti sulla relativa immagine al fine di consentirne la pubblicazione e l’utilizzo, nell’ambito di eventi pubblici organizzati e/o sponsorizzati e/o in cui può essere coinvolto z.one concept srl; le foto e i video potranno essere utilizzati in qualsiasi formato o adattamento post‐produzione, anche in abbinamento con immagini di altri partecipanti agli eventi. Detta autorizzazione è concessa senza limiti di tempo e/o territoriali e deve intendersi riferita anche alla riproduzione, pubblicazione, condivisione e diffusione dell’immagine del partecipante, anche tramite stampa, televisione, siti web o profili social utilizzati per l’evento. Tale autorizzazione viene accordata a titolo gratuito, rinunciando a qualsiasi tipo di compenso per i diritti ceduti, nella consapevolezza che in caso di pubblicazione su siti web o social network, il materiale audiovisivo può essere oggetto di download e sollevando espressamente z.one concept srl e gli operatori autorizzati a tali riprese video durante lo svolgimento dell’evento da qualsivoglia responsabilità per l’utilizzo dell’immagine, nome e voce del partecipante, nel rispetto di quanto previsto nella presente liberatoria.
z.one concept srl garantisce che il Materiale, oggetto della presente cessione, non conterrà nulla che violi leggi, regolamenti o diritti di terzi. La presente autorizzazione, infatti, non consente l’uso dell’immagine in contesti che pregiudichino la dignità personale ed il decoro e comunque per uso e/o fini diversi da quelli qui indicati.
| DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO | I dati trattati sono Dati personali non particolari (dati anagrafici e immagini personali raccolte tramite foto e/o video) |
| FINALITÀ E CONDIZIONE CHE RENDE LECITO IL TRATTAMENTO | I dati personali forniti con la presente verranno utilizzati da z.one concept srl per la seguente finalità: a. autorizzazione all’utilizzo dei diritti di immagine, raccolta Materiale Fotografico, Video riprese e/o Immagini, suoni per attività promozionale, anche attraverso canali social, e pubblicitaria (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, internet compresi i social media, banner, brochure, sito internet, pubblicazioni interne, manifesti , campagne pubblicitarie, altre forme di pubblicità̀ quali, ad esempio, manifestazioni, concorsi a premi, giochi, ecc.) b. autorizzazione alla diffusione delle immagini anche attraverso i canali social di cui in premessa c. gestione dell’eventuale contenzioso e tutela dei diritti di z.one concept srl; |
| PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI | Per le finalità a) e b) i tempi di conservazione delle immagini e quelli contenuti nella presente liberatoria ed autorizzazione alla diffusione sono da intendersi illimitati in quanto i dati faranno parte dell’archivio storico di z.one concept srl ed eventualmente di quelli dei canali social di cui in premessa; per la finalità c) i tempi di conservazione dipendono da quanto previsto dalla normativa vigente. I tempi/criteri di conservazione sono definiti in dettaglio nel registro dei trattamenti, su richiesta sono comunicati i tempi specifici. Per quanto riguarda i tempi di conservazione dei dati dei dati diffusi attraverso i canali social di cui in premessa si rimanda alle politiche di conservazione dei dati di tali canali. |
| DATI TRATTATI E MODALITÀ DI TRATTAMENTO | Nel trattamento dei dati personali che possono, direttamente o indirettamente, identificarla, cerchiamo di rispettare un principio di stretta necessità e di assicurare la riservatezza dei dati trattati. Per questo motivo, trattiamo i soli dati necessari per adempiere alle finalità. I dati personali saranno trattati con modalità cartacee ed informatizzate dagli uffici e dai dipartimenti della z.one concept DIFFUSION srl nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità e saranno trasmessi ai soggetti indicati nel paragrafo Destinatari. In particolare, si segnala che non saranno richiesti dati sensibili. |
| OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI | Tutti i dati raccolti sono essenziali per poter adempiere alle finalità; nello specifico: il conferimento dei dati per le finalità di cui ai precedenti punti a.- c. è essenziale ai fini raccolta Materiale Fotografico, Video riprese e/o Immagini, suoni per attività promozionale e pubblicitaria. Il mancato conferimento dei dati a ciò finalizzati renderà impossibile dar corso alla scelta liberamente manifestata, attraverso un atto volontario dell’interessato, aderendo all’evento/iniziativa proposta da z.one concept srl (ad esempio nel corso di un evento o di altre manifestazioni di promozione dei Brand di z.one concept). Per quanto possibile, z.one concept srl, potrebbe creare, per specifici eventi, aree riservate nelle quali non viene effettuato alcun trattamento di immagini, ovvero raccogliere, in modo documentato, il consenso da parte dell’interessato. Il conferimento di tali dati è facoltativo, ma in caso di diniego il Titolare non sarà in grado di svolgere le suddette attività (es: non sarà possibile pubblicare foto sui social). In ogni caso, il consenso sarà revocabile gratuitamente ed in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, fermo restando che per quanto pubblicato sui canali social, gestiti da altri titolare, in relazione alla revoca del consenso, si rimanda alle politiche dei suddetti canali. |
| BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO | La base giuridica del trattamento è rappresentata dal consenso liberamente manifestato dall’interessato aderendo/partecipando volontariamente all’evento/iniziativa proposta da z.one concept Diffusion srl (ad esempio nel corso di un evento o di altre manifestazioni di promozione dei Brand di z.one concept); per adempiere ad obblighi legali a cui è soggetto il titolare e dalla normativa nazionale in materia di copy-right. |
| DESTINATARI E SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO E DIFFUSIONE DEI DATI | Ai dati potrà avere accesso il personale di z.one concept srl, per attività di marketing, amministrative ed organizzative. Inoltre, in ragione dell’esistenza di specifici incarichi, per le finalità di cui al punto a) i dati potranno essere comunicati a terzi quali fotografi, videomaker ed altri professionisti incaricati delle riprese, assistente di studio, hairstylist, make up artist, fashion stylist, organizzatori di eventi, formatori, clienti (quali distributori, proprietari e collaboratori di saloni), partner quando previsti i dati saranno trattati anche dai dipendenti, collaboratori ed eventuali responsabili esterni della location ospitante. Per la finalità sopra indicata dal punto a. i dati potranno essere comunicati a: • Responsabili ed incaricati di attività di gestione e manutenzione dei sistemi informativi, i dati dell’utente potranno essere trattati dal personale di tali soggetti terzi che operano in qualità di responsabili esterni del trattamento di z.one concept srl e/o amministratori del sistema, ove nominati tali e che adottano idonee misure per assicurare la riservatezza e la protezione dei dati. • Società partner di eventi e progetti, professionisti ed eventuali soggetti che forniscono servizi di supporto per la gestione delle attività promozionali • soggetti ai quali i dati debbano essere comunicati per obbligo di legge o di regolamento. Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento sopraindicate, i Suoi Dati (filmati / registrazioni vocali / immagini) potranno essere oggetto di pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma sui siti internet di z.one concept srl, sui canali social di cui in premessa, alle cui politiche si rimanda, e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione, come indicato in premessa. L’elenco dei soggetti esterni che trattano dati per conto del Titolare è disponibile facendo richiesta a [email protected]. L’accesso a questi dati è subordinato alla valutazione della legittimità della richiesta. |
| SICUREZZA DEI DATI | I suoi dati personali saranno trattati con strumenti automatizzati e non nel rispetto del principio di necessità e proporzionalità, evitando di trattare dati personali qualora le operazioni possano essere realizzate mediante l’uso di dati anonimi o mediante altre modalità. Abbiamo adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati personali, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. |
| TRASFERIMENTO DEI DATI | Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto di z.one concept srl come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell’Unione Europea, in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi del Codice Privacy/Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016 la z.one concept trasferirà, eventualmente, i dati fuori dell’Unione Europea solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Codice Privacy e dal Regolamento Europeo e dopo aver ottenuto dai soggetti indicati le necessarie garanzie e con il consenso degli interessati. Da segnalare, peraltro, che: • le immagini potranno essere accessibili, anche tramite siti e social media, a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell’Unione Europea, eccezionalmente in paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi del Codice Privacy/Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016. |
| I SUOI DIRITTI | Ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003 e degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento, lei potrà esercitare i seguenti diritti: • chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali; • ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione; • ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati; ottenere la limitazione del trattamento; • ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti; • opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto; • opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione • chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; • revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Gli stessi, ove da lei esercitabili e relativamente ai dati sotto il controllo di z.one concept srl, potranno essere fatti valere scrivendo a [email protected], specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che l’interessato intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta. |
| PROPOSIZIONE DEL RECLAMO | L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato di residenza. Per avere maggiori informazioni sul diritto di proporre reclamo si può visitare la seguente pagina web: https://goo.gl/GLbTN9. |
| RICHIESTA DI CHIARIMENTI | Nel caso di dubbi, richieste di chiarimento o quant’altro possa riguardare il trattamento dei propri dati personali, l’interessato può rivolgersi alla funzione referente privacy (int. +39 0332 425747) o inviando una mail a privacy@z‐oneconcept.com. |
Emissione: ottobre 2019
Aggiornamento: novembre 2020
